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很快，梁凯文把需要用的道具和设备的清单给苏明阳传真过来，并确定了剧组的行程，剧组将在一周后抵达辉河。而梁凯文道具清单中，要的火车头是越老越好，车皮也是越老越好。现在去找抗美援朝时代的火车头和车皮那不现实，但是，那个年代的运用火车头辉河机务的老旧库存应该还有，不过，那个年代的车皮已经淘汰多少年了，肯定是找不到了。
分局已经给相关单位下发了通知，苏明阳做为剧组的接待和联络的负责人，有权直接和相关单位的站段长、党委书记对话联系，对剧组所需事项各单位必须全力配合。
苏明阳首先和辉河机务段长王国生进行了联系，请他们提供一辆老式蒸汽机车并配齐乘务组人员。
王国生一听到这个要求，便诉苦说：“我说苏老弟，我们段现在就连调车机都更换为建设型的机车了，还上哪给你找那种老式的能运用的机车啊？”
苏明阳笑着说：“王段长，我上次去你们机务采访的时候，在备用线上可是看到一台上游型的机车，我询问了一下情况，当时陪同我的宣传助理张家良可是说了，这台机车检修整备一下还是能用的，实在找不到更老的把这台检修一下就行。”
王国生说：“老弟，你要是用那台机车没问题，我马上安排下面进行检修整备，解放前的老火车头我可是无能为力。” 苏明阳笑着说：“好的，王段长，但这台机车检修整备的时候外皮千万别重新喷漆，外表越旧越好。”
王国生说：“好的，苏老弟，准备什么时候用？”
苏明阳说：“剧组下周四到，周五开始拍摄，你们下周五之前弄好就行。” 王国生说：“好的，苏老弟，没问题。” 接下来苏明阳又给车辆段的李亚民段长打电话，联络车辆的事宜，抗美援朝时期的老式车皮现在肯定是找不到了，苏明阳要求车辆段提供一些C1和C13型号的老旧30吨的敞车，N1型号的老旧30吨平车以及30吨的棚车。
车辆段的段修线里还停留了一些这样的老旧淘汰车，李亚民十分爽快的答应了苏明阳的要求，并承诺立即组织人员对这些老旧的淘汰车进行检修，及时给剧组提供这些车辆。
苏明阳又和辉河车站、车务段以及分局调度所打了招呼，各单位都表示按照剧组的要求全力配合。
梁凯文的剧组到达辉河的前一天，苏明阳带着联络组的人员提前一步赶到的辉河，剧组住的宾馆已经事先联系好了，苏明阳主要是前来查看机务段的火车头和车辆段的老旧车辆检修和整备情况，得确保剧组来了之后就是使用，不然就耽误了剧组拍摄的进度。
苏明阳一行人首先来到了辉河机务段，段党委副书记李建华陪同他们一起到检修车间查看这台上游型机车的检修和整备情况。来到检修库外面的停留线处，这台外表破旧的老式小火车头正静静的停在停留线上。
李书记介绍说，这台机车已经检查整备完毕，锅炉已经点火，水满煤足，随时可用。并找来了预备出勤的一个机车乘务组，将机车开出停留线上了转盘，转到出库的走行线上，展示了一下，同时也请苏明阳上车感受了一番。
这种小型的蒸汽机车驾驶室很小，除了司机、副司机和司炉三人外，苏明阳和李建华一上去人就满了，他们两人只好躲在司机和副司机后面的车门处，这才不影响司炉向锅炉中投煤。
这种小型的上游型机车，煤水车很小，装不了多少水和煤，也就是说装满水和煤只能行驶一百多公里，但对于只是拍摄一下场景的剧组来说，已经足够了。
苏明阳对机务段动作如此迅速很是满意，但他不是主管领导，不能用表扬来表达，只能连连的用感谢来表达，虽然很低调，但效果却非常的好。
来到车辆段，同样是党委副书记唐正强陪同，大家来到了段修线上，一列已经连挂在一起的老旧车皮已经停在这里，苏明阳看了一下，共有2辆P10型30吨的棚车、3辆C10型的30吨敞车和7辆N10型的平车停在这里。
唐正强介绍说，苏部长，这是我们段所能找到的所有老旧车辆了，一共12辆，已经全部检修完毕，车辆的走行部经过检修之后，都没有问题。
12辆车皮已经不少了，抗美援朝那个年代，一列车火车也就十几节车厢，根本不像现在能拉二三十节，像平原地区大马力的电力机车能拉七八十节煤车，这些车辆已经足够剧组使用的了。
分局主要领导发了话，下面的工作效率非常高，都提前完成了要求的任务，机务段和车辆段都要安排苏明阳他们一行吃饭，相持不下，最后只好合在一起吃了晚饭，然后回到了辉河宾馆休息，这家宾馆也是梁凯文他们剧组预订的驻地，苏明阳他们和剧组住到一起方便联系工作。
第二天下午2点多钟，梁凯文他们乘坐京城至松江的列车到达了辉河，苏明阳和辉河地区各铁路单位的领导一起到车站迎接他们，剧组方面通过关系也和辉河市里取得的联系，市里出动了大批警察前来维护秩序。
梁凯文再次见到苏明阳很是亲近，剧组的几位主要演员也纷纷热情的和苏明阳打着招呼，苏明阳几次赴京城到剧组修改剧本，他们还是一直拿宋雨桐和他打趣儿，弄得他们两好像真的是一对似的。
在站台上，苏明阳给梁凯文介绍了辉河铁路各站段的领导，他明知道梁凯文这些不想接触他们，可是出于礼节他必须介绍，而且，在辉河拍摄期间，梁凯文还需要他们的配合，梁凯文也很给他们面子，表现得非常热情。至于主要演员，苏明阳就没有给他们介绍。
剧组一行有30多人，除了几位主要演员之后，都是剧组的工作人员，在辉河当地还需要招募了一些群众演员。这个时代人们对拍电影还感觉十分的新奇和神秘，群众演员招募根本不是问题。